Heb jij een groot verantwoordelijkheidsgevoel en ben je gewend zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen en snel te schakelen? Krijg jij energie van een afwisselende en uitdagende functie als Executive Assistant? Dan is onze klant op zoek naar jou!

Waar kom je te werken?

Je werkplek is op bij hen op kantoor in Hoofddorp en soms is het nodig om naar hun andere vestigingen in Wanssum (Limburg), Antwerpen en Rieme (in België) te reizen. Je rapporteert aan de Algemeen Directeur van deze organisatie, maar ondersteunt ook de Financieel Directeur.

Hoe zien jouw werkzaamheden er uit?

Je bent verantwoordelijk voor een afwisselend takenpakket en bij hen is geen dag hetzelfde. Als ervaren Executive Assistant voer je voornamelijk de volgende werkzaamheden uit met een hoge mate van zelfstandigheid:

• Proactief beheren en optimaliseren van de agenda’s van de Algemeen Directeur en de Financieel Directeur (afspraken plannen, eraan herinneren, e-mails en post beheren);
• Telefoongesprekken aannemen en screenen;
• Belangrijkste aanspreekpunt voor het kantoor in Hoofddorp zowel intern als extern;
• Bezoekers verwelkomen;
• Het voorbereiden en organiseren van zakelijke reizen of evenementen voor de twee directeuren (interne en externe vergaderingen, toespraken, seminars, beurzen, enz.);
• Het beheren van onkostendeclaraties van de twee directeuren;
• Het voorbereiden en beheren van de dossiers die de twee directeuren nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren (vooraf lezen van documenten voor vergaderingen, analyses, rapporten, interne notities, enz.). Zorg dragen voor de opvolging van dossiers;
• Bijwonen van vergaderingen en notuleren indien nodig;
• Het sorteren en archiveren van belangrijke documenten (informatie verzamelen, verwerken, classificeren en bijwerken);
• Beheren en bijwerken van professionele en wettelijke documentatie;
• Assisteren van de overige vijf MT-leden en de Bedrijfsjurist met juridische correspondentie en documentatie;
• Monitoren en analyseren van diverse gegevens (dashboards, indicatoren, rapportering, enz.);
• Beheren en inkopen kantoorbenodigdheden/meubilair voor Hoofddorp;
• Het aanspreekpunt zijn van de beheerder van ons kantoor in Hoofddorp en toezicht houden op het onderhoud van ons kantoor;
• Ondersteunen van de Marketing & Communicatie Manager bij onder meer het organiseren van interne en externe events en het uitvoeren van redactionele werkzaamheden (personeelsmagazine e.d.).

Zij bieden

Een fijne werkplek binnen een enthousiast en gemotiveerd team. Een goede informele werksfeer in een platte organisatie. Veel ruimte voor eigen initiatief, ideeën en eigen ontwikkeling.

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• Parttime/Fulltime is mogelijk (32 tot 40 uur per week is bespreekbaar);
• Een competitief salaris afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
• Arbeidsvoorwaarden conform de HIBIN-cao;
• 25 vakantiedagen en 12 ATV dagen;
• Safety bonusplan;
• Thuiswerkmogelijkheden;
• Laptop en telefoon van de zaak;
• Bedrijfsfitness en leasefietsplan;
• Fruit op het werk.

Hun ideale kandidaat

Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau, aangevuld met enkele jaren relevante werkervaring. Voor deze opdrachtgever zoeken we met name iemand die deze afwisselende functie bij een of meerdere werkgevers voor een aantal jaren (minimaal 3 jaar) heeft vervuld. Je bent goed in organiseren en plannen. Je bent proactief, efficiënt, effectief, discreet en sensitief. Je hebt inlevingsvermogen, bent nauwkeurig, stressbestendig, zelfverzekerd en uiterst zelfstandig. Je hebt een passie voor het ontzorgen van anderen en het tot in de puntjes regelen. Vanzelfsprekend beschik je over goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels en ben je bedreven in het Windows office pakket(voornamelijk Word, Excel en PowerPoint) en beschik je over eigen vervoer.

Iets voor jou? Interesse?

Is deze management ondersteunende baan jou op het lijf geschreven? Stuur dan per omgaande je actuele profiel en onderbouwing naar dirk.rozemeyer@servicingyou.nl

Voor vragen bel je naar Dirk Rozemeyer op 06-52636489.