Heb jij een groot verantwoordelijkheidsgevoel en ben je gewend zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen en snel te schakelen? Krijg jij energie van een afwisselende en uitdagende functie als Executive Assistant? Dan is onze klant naar jou op zoek!

Waar kom je te werken?

Je werkplek is op hun kantoor in Hoofddorp en soms is het nodig om naar hun kantoren in Wanssum, Antwerpen en Rieme in België te reizen. Je rapporteert aan de Algemeen Directeur, maar ondersteunt ook de Financieel Directeur.

Jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau aangevuld met relevante werkervaring;
• goed in organiseren en plannen;
• ontzorgen van anderen.

Jouw functie

• proactief beheren en optimaliseren van agenda’s;
• voorbereiden en organiseren van zakelijke reizen of evenementen;
• bijwonen van vergaderingen en notuleren.

Hoe zien je werkzaamheden er uit?

Je bent verantwoordelijk voor een afwisselend takenpakket en geen dag is hetzelfde. Als ervaren Executive Assistant voer je voornamelijk de volgende werkzaamheden uit met een hoge mate van zelfstandigheid:

• Proactief beheren en optimaliseren van de agenda’s van de Algemeen Directeur en de Financieel Directeur (afspraken plannen, eraan herinneren, hun e-mails en post beheren);
• Telefoongesprekken aannemen en screenen;
• Belangrijkste aanspreekpunt voor het kantoor in Hoofddorp zowel intern als extern;
• Bezoekers verwelkomen;
• Het voorbereiden en organiseren van zakelijke reizen of evenementen voor de twee directeuren (interne en externe vergaderingen, toespraken, seminars, beurzen, enz.);
• Het beheren van onkostendeclaraties van de twee directeuren;
• Het voorbereiden en beheren van de dossiers die de twee directeuren nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren (vooraf lezen van documenten voor vergaderingen, analyses, rapporten, interne notities, enz.). Zorg dragen voor de opvolging van dossiers;
• Bijwonen van vergaderingen en notuleren indien nodig;
• Het sorteren en archiveren van belangrijke documenten (informatie verzamelen, verwerken, classificeren en bijwerken);
• Beheren en bijwerken van professionele en wettelijke documentatie;
• Assisteren van de overige vijf MT-leden en de Bedrijfsjurist met juridische correspondentie en documentatie;
• Monitoren en analyseren van diverse gegevens (dashboards, indicatoren, rapportering, enz.);
• Beheren en inkopen kantoorbenodigdheden/meubilair voor Hoofddorp;
• Het aanspreekpunt zijn van de beheerder van hun kantoor in Hoofddorp en toezicht houden op het onderhoud van het kantoor;
• Ondersteunen van de Marketing & Communicatie Manager bij onder meer het organiseren van interne en externe events en het uitvoeren van redactionele werkzaamheden (personeelsmagazine e.d.).

Deze klant biedt jou

• Een mooie werkplek binnen een enthousiast en gemotiveerd team.
• Een goede informele werksfeer in een platte organisatie.
• Ruimte voor eigen initiatief, ideeën en eigen ontwikkeling.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• Parttime/Fulltime (32 tot 40 uur is bespreekbaar);
• Arbeidsvoorwaarden conform de HIBIN-cao;
• Laptop en smartphone van de zaak;
• Bonusplan;
• 25 vakantiedagen en 12 ATV dagen;
• Thuiswerkmogelijkheden;
• Bedrijfsfitness en fietsplan.

Hun ideale kandidaat

• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau, aangevuld met enkele jaren relevante werkervaring.
• Je bent goed in organiseren en plannen.
• Je bent proactief, efficiënt, effectief, discreet en sensitief.
• Je hebt inlevingsvermogen, bent nauwkeurig, stressbestendig, zelfverzekerd en uiterst zelfstandig.
• Je hebt een passie voor het ontzorgen van anderen en het tot in de puntjes regelen.

Vanzelfsprekend beschik je over goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels en ben je bedreven in het Windows office pakket(voornamelijk Word, Excel en PowerPoint)..

Iets voor jou of iemand in je netwerk?

Voldoe je aan het profiel en ben je op korte termijn beschikbaar voor deze management ondersteunende baan? Stuur dan per omgaande je actuele CV én persoonlijke motivatie naar dirk.rozemeyer@servicingyou.nl

Voor meer informatie bel je naar Dirk Rozemeyer op 06-52636489.